Organización del trabajo, la gestión de proyectos

 

La adopción masiva del teletrabajo ha supuesto un reto a la organización del trabajo en las administraciones públicas. La imposibilidad del contacto directo e inmediato entre los miembros del equipo que permitía la presencialidad se ha modificado obligando a adoptar una organización del trabajo más estructurada y ordenada.
 
Además, el estallido súbito de la pandemia obligó a que las unidades que hasta ahora conocían de sobra sus objetivos, cómo se repartían el trabajo, qué recursos necesitaban se tuvieran que volver a plantear qué tareas debían atender, cuáles eran prioritarias… Cada área o unidad debió comenzar de nuevo su gestión de proyectos. Precisó de nuevo planificar y definir sus procesos y asignar las tareas a su personal.
 
Para ayudar a esa gestión existen algunas herramientas que simplifican enormemente esta tarea. Durante el estado de alarma se extendió el uso en la Universidad de alguna que citamos aquí.
 

ONENOTE

 
Una aplicación bastante versátil es la herramienta de gestión de proyectos OneNote: 
 
 
 
Esta imagen es un ejemplo real de uso en la Inspección General de Servicios. En este caso es de uso individual para llevar las tareas pendientes de cada uno de los proyectos del Área de Innovación y Prospectiva. 
 
Vamos a ver en detalle en la imagen siguiente algunas de las muchísimas funcionalidades que nos permite:
 
 OneNoteExplicado
 
Vemos marcado con “1” como tenemos para cada línea “importante” de trabajo una sección y, dentro de esta, puede haber subtareas. Esas se organizan en el apartado marcado con un “2” que crea "páginas" en las que podemos apuntar en cualquier rincón, resaltar con rotuladores, poner notas como si fueran post-it, imágenes,... Eso convierte OneNote en una especie de archivador de anillas con separadores de los “analógicos” en formato digital. 
 
archivador
 
Además, el acceso puede ser online a través de https://www.onenote.com/hrd por lo que puedo tener mi aplicación en mi ordenador pero acceder desde cualquier otro punto con mi usuario y contraseña. O, directamente, solo usarlo online. Y también puedo compartirlo con compañeros de trabajo para colaborar en algún apartado (por ejemplo ir marcando qué tareas ya se han finalizado) e incluso recibir alertas de los cambios (si se trabaja en modo colaborativo).  Para su uso online es necesario que la cuenta no sea @unizar.  En este caso disponemos de una cuenta de Gmail creada para este uso y otros similares.
 
En la experiencia en la IGS hemos echado de menos la posibilidad de poner alertas de tareas a realizar en un plazo o avisos. Y hay posibilidades que todavía no hemos explorado como usar Onenote para registrar las reuniones. Pero solo con lo anterior se ha mostrado muy potente para ayudar a gestionar o relacionar documentación de trabajo.
 

TRELLO

 
Otra buena herramienta para la gestión de proyectos es la ofrecida por Trello  https://trello.com/ Al igual que OneNote no permite su uso con un correo @unizar.es pero basta con darse de alta con otra dirección. Y es una aplicación totalmente online.
 
Trello se organiza en “tableros” que serían los equivalentes a las secciones o realmente a las páginas de OneNote. A primera vista obliga a una organización más plana que OneNote y además tiene el inconveniente que la versión gratuita solo permite 10 tableros. Por el contrario es mucho más ágil y tiene un calendario integrado.
 
TrelloTableros 
 
En el caso del Área de Innovación y Servicios lo utilizamos para coordinarnos con el SICUZ en las tareas de DATUZ. Hemos ocultado algunos textos que contenían referencias personales: 
 
Trellodatuz
 
Vemos como se pueden crear columnas por tipo de tareas y lo que llaman tarjetas que serían cada una de las tareas.
 
Trello quizás es peor a la hora de tener una visión global pero es mucho más intuitivo y ágil al tener una lista de tareas y organizar qué está pendiente, en proceso o finalizado. Podrían estar varias personas conectadas al tablero, y varias podrían ir apuntando las tareas pendientes. En un determinado momento alguien se queda libre, coge una tarea que haya que hacer, la mueve de columna a “en proceso” e incluso puede apuntar que es ella la responsable y, cuando termine, la traslada a la columna “terminado”.
 
Una ventaja de Trello sobre OneNote es que sí es posible poner fecha límite a las tareas y que lance un aviso o sincronizarlo con el calendario personal. De esta forma es más sencillo organizar y asignar prioridades.
calendarioTrello

Para organizar el trabajo, también es posible asignar etiquetas de colores y permitir con ello el triaje. Por ejemplo, marcar con rojo las tareas más urgentes, con rojo las que no son urgentes pero sí importantes y dejo sin color las que puedan acometerse cuando haya alguien libre.

TrelloPRiorizado
 
Desde nuestra impresión, Trello permite crear un mapa de tareas pendientes que vaya actualizándose sin necesidad de intercambiar muchos correos que saturan y su manejo es extremadamente sencillo. Su fortaleza en lo relativo al trabajo en equipo es la posibilidad de generar un repositorio de tareas pendientes y que las personas que las deban acometer tengan claro por cuál empezar. 
 
También es sencillo saber en cada momento cómo está el trabajo y, también, lo que se ha realizado, importante para la elaborar la memoria académica.
 

Otras opciones

 
Además de Trello y OneNote, hay unidades que utilizan otras herramientas. Por ejemplo en el SICUZ utilizan también Redmine https://es.wikipedia.org/wiki/Redmine que es un software de código abierto más potente que estas herramientas que hemos visto pero también algo más complejo de implementar.
 
 
¿Crees que puede ayudar esta herramienta al trabajo que desarrolláis en vuestra unidad o servicio? En la IGS nos gustaría conocer vuestra experiencia en la gestión de proyectos, si la pandemia ha supuesto un impulso en este sentido o si os gustaría implementar algo así y alguna pauta o guía podría ayudaros.

 Queremos conocer vuestra opinión así como  difundir vuestras buenas prácticas con el resto de la plantilla. Y también buscar nuevas soluciones que os faciliten el trabajo diario, por eso os invitamos a escribirnos a nuestro correo y nos contéis vuestras propuestas o sugerencias: correoigs@unizar.es